Dropbox, sincroniza y comparte archivos

 

Almacenamiento en la nube

En la entrada anterior, como insertar un reproductor de audio en el blog,  utilizaba el servicio de Drobox para ubicar los archivos necesarios de forma pública en la red.

Parece que el camino elegido para un futuro próximo pasa porque una gran parte de nuestros contenidos personales –fotos, videos…- y culturales –películas, música, libros…- estén situados en la nube. Un entramado de servidores sin ubicación conocida, accesibles a los usuarios de forma permanente y transparente. Una gran ventaja no exenta de inconvenientes: ya hay quien advierte del riesgo de perder privacidad, o la dependencia de la conectividad.

El Cloud Computing (informática en la nube) está de moda y con una propuesta arrasadora: los contenidos ya no están ubicados en soportes físicos,  son consumidos online. Algunos de los servicios de internet más comunes utilizan la nube desde su inicio, forma parte de su diseño: el correo electrónico, los videos de Youtube, Google Docs para la edición de documentos o el popular Picasa, donde compartir imágenes.

Otros, mas recientes, se imponen con rapidez: disminuyen las descargas en las redes P2P y aumenta el visionado en streaming (sin necesidad de descarga a nuestro equipo); los sistemas de alojamiento de archivos crecen día a día, y tal vez pronto, no tengamos la necesidad de llevar un pendrive (memoria USB) en el bolsillo, para intercambiar nuestros archivos.

Este último servicio es el protagonista del post y DROPBOX, uno de los más extendidos y populares, utilizado por más de 25 millones de usuarios.

 

QUE ES DROPBOX ?

DROPBOX es un servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube. Permite almacenar y sincronizar archivos en línea y entre varios ordenadores.

Los archivos y carpetas pueden ser privados, compartidos con los usuarios elegidos o públicos. 

Hay una versión gratuita y otras de pago, cada una con distintas opciones. Aquí solo veremos las posibilidades de la versión gratuita (para empezar 2 Gigas, veremos como ampliarlo)

 

Características básicas de DROPBOX (en su versión GRATUITA):

* 2 Gigas de espacio, sin restricción en el tamaño de los archivos (cargados desde el escritorio).

* Se obtienen links directos de acceso a los archivos

* Compatible con Windows, Linux, Mac, iPhone, iPad, Blackberry y Android

* Sincronización de archivos en los ordenadores que operan con la misma cuenta

* Solo carga las partes del archivo modificadas durante la sincronización.

* Backup automático y recuperación de archivos.

* Historial de los archivos y cambios realizados en los últimos 30 días.(Se puede deshacer).

* Transferencia de archivos en modo seguro (SSL)

* Almacena los datos mediante el protocolo de cifrado AES-256

* Puedes subir archivos a la nube sin utilizar el navegador. Se integra en el sistema operativo.

Si bien el espacio gratuito que ofrece puede parecer limitado, es fácilmente ampliable hasta 10 GB (en bloques de 250 megas) invitando a nuestros amigos a instalar la aplicación en su sistema. El incremento de 250 megas se da tanto al invitado como al anfitrión. Capaz de suplir la capacidad de un pendrive medio, sin necesidad de llevarlo en el bolsillo… si tenemos acceso a internet, claro.

La breve descripción de sus características nos aporta algunas de sus posibilidades: La compatibilidad con los sistemas de PC y móviles hace que nuestros archivos estén disponibles para todos nuestros dispositivos, incluidos tablets, teléfonos, etc…

Su integración con el sistema operativo hace cómodo y fácil trabajar con él, una vez instalado, Dropbox se ve como una carpeta del sistema. No es necesario utilizar el navegador.

Servicios similares se multiplican en internet, pero Dropbox tiene una característica común solo a unos pocos: La sincronización de archivos. En los equipos donde instalemos la aplicación –y operando con la misma cuenta- los archivos situados en la carpeta Dropbox estarán sincronizados, sin necesidad de realizar ninguna operación de forma manual.

 

COMO TRABAJA DROPBOX??

 

Dropbox trabaja mediante acceso web, iniciando la sesión con nuestro usuario y contraseña o como aplicación de escritorio.

Para crear una cuenta accedemos a esta página, y rellenamos nuestro nombre, email y contraseña elegida, en unos segundos tenemos operativo nuestro usuario Dropbox. Otra opción es crear la cuenta al instalar la aplicación.

Instalar la aplicación de escritorio es la manera más cómoda para utilizarlo, y en su página de inicio nos ofrece la opción “DESCARGA DROPBOX”, para bajarnos el archivo ejecutable –unos 14 MB- e instalarlo en nuestro sistema.

Si utilizas este link tendremos 250 Mb extras:

http://db.tt/eMiFxmVR

Una vez descargada ejecutamos la aplicación y proporcionamos los datos de la cuenta creada –o nos damos de alta en ese momento- y en nuestro sistema tenemos una nueva carpeta -\Dropbox- que estará vigilada por este sistema, su contenido estará sincronizado con los servidores Dropbox y con otros equipos si instalas este software y utilizas la misma cuenta.

En un sistema Windows, una vez instalado tenemos un nuevo icono en el área de notificaciones:

Si hacemos doble click sobre él se abrirá la carpeta …\Mis Documentos\Dropbox de nuestro sistema y si pinchamos con el botón derecho aparece el siguiente menú contextual:

Desde él se manejan los aspectos básicos de la aplicación. Se pueden consultar los archivos cambiados recientemente, ver la cuota de espació utilizada, detener la sincronización; o, en preferencias cambiar la forma de trabajo de Dropbox seleccionando las carpetas a sincronizar o limitando la velocidad de subida y bajada.

Esta última opción muy útil para que nuestra conexión no se sature cuando subimos o descargamos archivos de gran tamaño.

Si seleccionamos la opción “Ir al sitio web de Dropbox” este es el aspecto de la pantalla que presenta el navegador:

Un sencillo navegador por nuestro disco virtual con opciones para abrir, crear y compartir carpetas y archivos. Por defecto la carpeta Public y Photos son públicas y se pueden utilizar para compartir archivos con otros usuarios sin necesidad de que tengan una cuenta Dropbox.

Si accedemos a la pestaña “Comenzar” y completamos los sencillos pasos que se describen obtenemos el primer aumento de cuota: 250 Mb.

Muy interesante la información que presenta la pestaña “Actividades” donde encontramos el historial de operaciones y cambios realizados sobre los archivos, y donde es posible recuperar las versiones anteriores. Asimismo se pueden recuperar archivos previamente borrados.

 

ALGUNOS USOS DE DROPBOX

Los más evidentes:

Pendrive virtual: Siempre accesible, desde cualquier lugar y equipo del mundo –con conexión-.  Nuestros archivos de uso frecuente a mano con independencia de nuestra ubicación, sin temor a perderlos. Servicio útil para llevarnos de viaje –sin transportarlos físicamente- documentación tal como billetes,  reservas o guías y utilizarlas o consultarlos en el destino.

Backup.- Copia de seguridad de documentos y archivos sobre los que estamos trabajando. El automatismo de la sincronización garantiza tener una copia en la nube y en nuestro o nuestros equipos utilizados con la misma cuenta. Más efectiva que la copia manual, por experiencia sabemos que cuando perdemos algo y queremos recuperarlo… hace demasiado tiempo que no hacíamos un backup… y sin olvidar la posibilidad de recuperar ficheros borrados.

Compartición de archivos.- Situados en Dropbox pueden ser compartidos de forma pública, o mediante invitación, enviando un simple enlace de correo a un usuario, sin necesidad de estar dado de alta en el servicio. Puede ser bidireccional, donde un invitado añade en la carpeta compartida archivos que se sincronizaran en nuestro equipo cuando nos conectemos. Es un método perfecto para compartir archivos de gran tamaño, no perdemos tiempo en anexarlo y transmitirlo en un correo ni el usuario en recibirlo. Con el enlace decidirá cuando accede al fichero.

Servidor web.- Es posible obtener un enlace (link) de los archivos subidos a Dropbox. Los directorios públicos posibilitan utilizarlo para subir archivos –imágenes, o código- que será utilizado en nuestra página web o blog.

Galería Fotográfica.- El sistema crea por defecto una carpeta llamada Photos. Las imágenes situadas en ella se incorporan automáticamente a una galería fotográfica. Fácil y rápido para compartir.

Multiplataforma.- La existencia de versiones para sistemas de PC y dispositivos móviles facilita el intercambio de archivos; entre usuarios o para uso personal. Es más fácil subir un video, música, o documento a Dropbox y acceder a la misma cuenta con la tablet  o el móvil (p.ej), que conectarlo al PC para transferirlos.

Contenido “permanente”.- Siempre queremos tener a mano algunos archivos, sensibles a ser olvidados, sobre todo cuando cambiamos de equipo. Pantallazos de algunas aplicaciones, configuración del router, secuencias de comandos… etc. Así sabremos donde encontrarlos.

 

… alguno menos evidente:

IP de nuestros equipos.- Si están sincronizados con Dropbox y accedemos a la página web, en la opción Cuenta

pestaña “Mis equipos”, veremos una lista de los equipos asociados a Dropbox. Situamos el puntero del ratón encima del icono  y veremos la dirección IP de nuestra última conexión.

…otras utilidades, para usos concretos, en internet.

 

… y con reservas:

Buscando información sobre su uso encuentro usuarios que se alegran enormemente de la disponibilidad de la  información.

Encuentran Dropbox como el lugar ideal para conservar una copia de documentos importantes (pasaporte, DNI, etc.) y tenerla accesible ante cualquier dificultad con independencia de su ubicación… A pesar de los sistemas de seguridad, determinados documentos o archivos no deben situarse en lugares que –en un momento puntual- pueden estar fuera de nuestro control o ser accesibles por terceras personas... La mujer, las gafas y el caballo no se prestan; ni a los amigos.